Die Digitalisierung historischer Archivbestände war Thema einer Informationsveranstaltung der Verbandsgemeinde Arneburg-Goldbeck. Vertreterinnen und Vertreter zahlreicher Kommunen sowie Fachleute informierten sich über Möglichkeiten, umfangreiche Papierarchive zukunftssicher zu digitalisieren und Verwaltungswissen dauerhaft verfügbar zu machen.
Verbandsgemeindebürgermeister René Schernikau begrüßte die Teilnehmenden vor Ort und online. In seiner Einführung machte er deutlich, dass die Digitalisierung laufender Verwaltungsprozesse und die Digitalisierung historischer Archive zwei grundlegend unterschiedliche Aufgaben darstellen. Während für den digitalen Posteingang bereits etablierte Lösungen existieren, stehen viele Kommunen vor der Herausforderung, jahrzehntealte Aktenbestände effizient und rechtssicher in die digitale Welt zu überführen.
Bereits im Vorfeld hatte die Verbandsgemeinde gemeinsam mit einem auf Archivdigitalisierung spezialisierten Unternehmen einen sogenannten Proof of Concept durchgeführt. Hierfür wurden unterschiedliche Aktenbestände testweise digitalisiert. Die Verwaltung bewertete insbesondere die Scanqualität, die Texterkennung sowie die spätere Nutzbarkeit der Dokumente als sehr überzeugend. Diese positiven Erfahrungen bildeten den Anlass für die Informationsveranstaltung.
Im weiteren Verlauf stellte der Dienstleister seine Arbeitsweise vor. Das Unternehmen verfügt über langjährige Erfahrung im Bereich der Archivdigitalisierung und hat bereits zahlreiche Projekte für Kommunen und öffentliche Einrichtungen umgesetzt.
Dabei wurde deutlich, dass moderne Archivdigitalisierung weit über das reine Einscannen von Papier hinausgeht. Ziel ist nicht lediglich ein digitales Abbild vorhandener Akten, sondern die intelligente Aufbereitung der darin enthaltenen Informationen. Jeder Digitalisierungsvorgang umfasst dabei unter anderem die Vorbereitung der Dokumente, den Transport, die Digitalisierung, eine umfassende Qualitätskontrolle, die automatische Texterkennung (OCR) sowie die Bereitstellung in einer digitalen Archivplattform.
Besonderes Augenmerk liegt auf der sorgfältigen Vorbereitung der Unterlagen. Büroklammern, Heftungen oder Folien werden entfernt, beschädigte Seiten geglättet und jedes Dokument vor dem Scanvorgang geprüft. Dadurch kann eine gleichbleibend hohe Qualität sichergestellt werden.
Im Rahmen der Präsentation wurde gezeigt, dass nahezu sämtliche Dokumentarten digitalisiert werden können – von klassischen Verwaltungsakten über großformatige Baupläne bis hin zu historischen Büchern, Karten, Mikrofilmen oder handschriftlichen Unterlagen. Selbst empfindliche historische Dokumente lassen sich mit speziellen Verfahren digital erfassen, ohne die Originale zu beschädigen.
Ein weiterer Schwerpunkt war die Qualitätssicherung. Der vorgestellte Dienstleister arbeitet nach verschiedenen internationalen Standards und verfügt über entsprechende Zertifizierungen, die einen rechtssicheren und nachvollziehbaren Digitalisierungsprozess gewährleisten.
Anhand der Testunterlagen der Verbandsgemeinde konnten die Teilnehmenden die Ergebnisse unmittelbar nachvollziehen. Unterschiedlichste Dokumente – darunter Kaufverträge, Rechnungen, Kartenmaterial, handschriftliche Notizen und umfangreiche Bauakten – wurden vollständig digitalisiert. Selbst eine Beispielakte mit mehr als 1.100 Seiten ließ sich anschließend innerhalb weniger Sekunden durchsuchen und gezielt nach Begriffen, Namen oder Adressen auswerten.
Auch die Möglichkeiten moderner Texterkennung und Künstlicher Intelligenz stießen auf großes Interesse. Maschinenschriftliche Dokumente können vollständig durchsucht werden. Gleichzeitig werden Verfahren zur Erkennung handschriftlicher Dokumente kontinuierlich weiterentwickelt.
Im zweiten Teil der Veranstaltung wurde eine digitale Archivplattform vorgestellt. Sie ermöglicht unter anderem eine Volltextsuche über sämtliche Dokumente, die Verwaltung von Zugriffsrechten, die Versionierung von Dokumenten sowie die automatische Schwärzung personenbezogener Daten. Gerade diese Funktion kann die Bearbeitung von Auskunftsanträgen künftig erheblich erleichtern, da sensible Informationen automatisiert erkannt und datenschutzkonform ausgeblendet werden können.
In der anschließenden Diskussion standen vor allem die praktischen Vorteile für Verwaltung und Bürgerschaft im Mittelpunkt. Durch digitalisierte Archive lassen sich historische Unterlagen innerhalb weniger Sekunden finden. Suchzeiten werden deutlich reduziert, Verwaltungsabläufe beschleunigt und Mitarbeitende spürbar entlastet. Gleichzeitig eröffnen digitale Archive neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit zwischen Behörden.
Ein weiterer Aspekt ist die Möglichkeit, ausgewählte Dokumente künftig öffentlich bereitzustellen. Bürgerinnen und Bürger könnten beispielsweise freigegebene Bauunterlagen eigenständig online abrufen, wodurch Verwaltungsanfragen reduziert und der Zugang zu Informationen deutlich erleichtert würde.
Zum Abschluss wurde deutlich, dass die Digitalisierung kommunaler Archive inzwischen technisch, organisatorisch und rechtlich einen hohen Reifegrad erreicht hat. Neben einer erheblichen Platzersparnis und verbesserten Brandschutzbedingungen ermöglicht sie vor allem die langfristige Sicherung kommunalen Wissens sowie einen deutlich schnelleren Zugriff auf historische Informationen.
Die Verbandsgemeinde Arneburg-Goldbeck wird die Ergebnisse des erfolgreich durchgeführten Proof of Concept nun weiter auswerten und prüfen, welche Möglichkeiten sich für die zukünftige Digitalisierung der eigenen Archivbestände sowie für mögliche Kooperationen mit weiteren Kommunen ergeben.